Endret: 8 aug 2018     Opprettet: 7 aug 2018

Behandling av personopplysninger

I forbindelse med drift av borettslaget behandler styret personopplysninger om andelseiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i borettslaget, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor borettslaget gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av person­opplysningene.

PERSONVERNERKLÆRING FOR ULVEN BORETTSLAG

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i borettslaget er Ulven borettslag, organisasjons­nummer 947 851 217, ved styreleder Kristine Ansnes.

Epost: styret@ulvenborettslag.no
Postadresse: Postboks 6668 St Olavs Plass, 0129 OSLO

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Personopplysninger om andelseierne: Opplysningene som behandles er navn, fødselsnummer, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslags­loven), samt for å ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. Eksempler på formål kan være avholdelse av generalforsamling, fakturering av felleskostnader, oppfølgning av mislighold og søknad om bruksoverlating. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om leietakere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, fødselsnummer, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven) samt ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon.

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre: Navn, epostadresse, samt eventuelle person­­opplysninger som fremgår av eposten.

Behandlingen skjer på grunnlag av en interesse­avveining. Behandlingen er nødvendig i forbindelse med den daglige driften av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Borettslagets nettside:

For å få informasjon om bruk av borettslagets nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter >her<. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

Utlevering av personopplysninger til andre

Borettslaget gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Personopplysninger kan bli utlevert til leverandører som utfører arbeider i borettslaget på oppdrag for borettslaget. Hvilke opplysninger som utleveres vurderes opp mot leverandørens behov i det enkelte tilfellet.

I forbindelse med kontroll av dobbelt eierskap ved tildeling av garasje, utveksles opplysninger om eierskap med Ulven-Helsfyr garasjene AS.

Borettslaget bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle person­opplysninger på borettslagets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjons­sikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

OBOS Eiendomsforvaltning AS; forretningsfører og primær databehandler

Lagringstid

Borettslaget lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

I henhold til borettslagsloven skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her, slettes ikke.

Tilgang og sikring av opplysningene

Personopplysninger oppbevares primært i forvaltningssystemene til OBOS og er sikret med to-faktor-autentisering ved pålogging. Borettslagets papirarkiver oppbevares innelåst, er sikret med alarm, og inneholder i liten grad personopplysninger. PC, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagres informasjon, har passord­beskyttet tilgang.

Nyere korrespondanse, avtaler og andre dokumenter arkiveres digitalt. Styret og vaktmester henter ut arbeidslister for løpende saksbehandling, etter behov. Det er etablert rutiner for destruering av arbeidslister.

Rettigheter for de registrerte

Personene borettslaget har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettig­heter finnes på www.datatilsynet.no